Hoe lang moet je je administratie bewaren?
29 oktober 2026
Heb je een bedrijf? Dan moet je je administratie bewaren. Dat heet de fiscale bewaarplicht. Hieronder lees je hoe lang dat is, wat je moet bewaren en of je alles digitaal mag opslaan.
De korte regel: 7 jaar
Als ondernemer bewaar je je administratie 7 jaar. Zo staat het in de wet, en zo legt de Belastingdienst het uit. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt 10 jaar. Doe je mee aan de Europese eenloketregeling (OSS) voor de btw? Dan geldt voor die verkopen ook 10 jaar.
Wat moet je bewaren?
Alles waarmee de Belastingdienst je aangiftes kan controleren. Bijvoorbeeld:
- verkoop- en inkoopfacturen
- bonnetjes en kassabonnen
- bankafschriften
- contracten en offertes die je hebt getekend
- je grootboek, debiteuren en crediteuren
- je loonadministratie, als je personeel hebt
- je aangiftes en de jaarrekening
De belangrijkste stukken heten basisgegevens, zoals het grootboek en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Voor sommige andere stukken kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken, maar de basisgegevens bewaar je altijd 7 jaar.
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja. Je mag papieren stukken scannen en digitaal bewaren. Wel moet de scan volledig en goed leesbaar zijn, en moet de Belastingdienst de gegevens binnen redelijke tijd kunnen inzien. Bewaar digitale bestanden in hun oorspronkelijke vorm en maak een back-up.
En als particulier?
Voor particulieren is er geen wettelijke bewaarplicht. Toch is het slim om je aangifte en bewijsstukken een paar jaar te bewaren. De Belastingdienst kan namelijk tot 5 jaar terug een extra aanslag opleggen.
Tips om het overzichtelijk te houden
- Werk met mappen per jaar, zowel op papier als digitaal.
- Maak foto's van bonnetjes in je boekhoudapp. Bonnetjes op thermisch papier vervagen.
- Zet in je agenda wanneer een jaar weg mag.
Hulp nodig met je administratie?
Een administratiekantoor houdt je boekhouding bij en weet precies wat je moet bewaren. Lees ook administratie uitbesteden: wat levert het op. Zoek een kantoor in je woonplaats, zoals Eindhoven of Arnhem, of vraag gratis offertes aan.